我听到很多管理者都在抱怨，不是在开会就是在开会的路上，总是有开不完的会。
为什么会出现不开会解决不了问题，开了会问题好像也没有解决的死循环现象呢？
那是因为很多人都不会“开会”，很多公司在开会时都存在如下的现象：
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开会的目标不清晰；
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参会人员范围过大，议题相关性不强，参与度不高；
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会议只有讨论，没有结果，或有结果没有人记录，或即使有记录，会后没有人跟踪；
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会议中涉及的问题，责任人不明确，完成时间不清晰，甚至有将任务分配给未参会人员的情况出现；
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会议过程中对于时间及发言未进行有效管控。
真正有效的开会是：
1. 会前：明确的会议主题、时间、强相关的参会人员（含会议主持人、参会人、记录人）
2. 会中：有效的会议管控（含会议纪律、议题时长）+解决问题的计划/结论（含完成时间、责任人）
3. 会后：有效的跟踪会议结论
结合华为的一些经典案例和近期辅导一些公司的心得，本文给大家介绍一些关于做好会议管理的方法，包括会议设置、参会人员、会议管理三个角度，希望能帮助管理者从会海中解脱出来，让管理效率有效提升。
一、会议分类、分层、分级
现在很多企业的会议运作效率不高最大的原因就是眉毛胡子一把抓，不同类型的会议混到一起。
我曾参加过某上市公司总裁办双周会，一开就是三天，把业务经营情况、采购情况、生产及建设情况、人力、财务等所有的议题都安排上来，每次会议近40多人参与讨论，会议过程中不断有人进进出出，有出去打电话的，有出去抽烟的，还有些虽然人在会议室，但一直在玩手机的……
每次会议结束，会议纪要都要近20页。试问这样的纪要有多少人愿意看？这样的会议又会有怎样的效果？
针对这种情况，解决方法就是会议设置分类、分层、分级。举个例子，在华为，有三个重要的会来保障做好战略执行，分别是经营分析会、ST会议（即业务管理团队会议）、AT会议（即行政管理团队会议），是分类、分层、分级的典型代表，对很多企业做好高效会议管理都有参考意义：
(一) 经营分析会
经营分析会是战略落地的抓手，会议定位为作战会议，是作战指挥系统的重要组成部分，主要作用是挖机会、分析机会、落实机会。
以⼀线代表处为例，代表处通过经营分析会形成任务令，来落实经营责任⽬标，⼀线主管是经营管理的第⼀责任⼈，CFO辅助⼀线主管管理经营。
例⾏会议每⽉召开⼀次。
参加经营分析会的成员包括代表处代表、CFO、产品副代表、交付副代表、HR主管、管理办主任、各办事处主任。
（二）业务管理团队会议
这个会议监控5年战略规划落地，聚焦中长期核心竞争力和战略控制点，关注能力建设。
例⾏会议每⽉召开⼀次。
参加ST会议的人是基于角色。以产品线为例，主要参会人员为：产品线总裁、研发代表、市场代表、财务代表、服务代表、采购代表、制造代表和质量代表。
（三）行政管理团队会议
该会议聚焦干部管理、价值管理、激发组织活力，人力资源政策落地及奖惩事件处理。
一般不固定时间召开，参加AT会议的成员是基于综合能力（干部的价值观、管理经验、对人的判断力等）选拔。
这三个会议，不会把从公司从事业部到产品线的相关人员都集中到一起，开一个跟大多数人相关性不高却又耗时很长的会，而是从公司层面到事业部、到产品线都会分层分级的进行，这就让会议就更加聚焦和高效。
我们的很多客户，经过辅导后，把会议进行拆分，并起到了显著效果。例如有一家公司原本的经营会要连续开三天，每天早上8点到晚上10点，管理层几十人全程参加；后来拆成了6个每次2-3小时的会，且不再需要每次几十人一起参加，大大提升了会议效率的同时，也让管理者从会海中得到解放。
二、明确三类人员：召集人、与会人、记录人
所以很多公司会议效率不高，除了没有对会议进行分类、分层、分级来设置之外，很重要的一个原因，就是会议参会人的员角色与定位不清楚。
召集人有什么职责呢？
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负责确定会议目的并向与会者阐明；
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按照议程进行引导；
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控制与会者行为；
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进行会议总结。
与会人有什么职责呢？
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带来信息、专业知识和创意；
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帮助解决问题；
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完成分配给他们的所有任务。
记录人有什么职责呢？
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负责会议时间的控制；
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确保如实、完整的记录会议讨论的问题、结论；
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发布审核后的会议纪要给相关与会者；
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跟踪会议纪要的落实。
三类人各司其职，便可以提升会议效率，具体做法有哪些呢？
1. 召集人：会议目标一定要明确，无论是例会还是临时会议，都要有明确的主题，且在会议结束前或每个议题结束前，有一个总结，而不是仅仅听其他人讲。
2. 与会人：一定是与议题强相关人员，如果是委托人员参加，补委托人员在会上的发言及表态必须能代表委托人，且会后要将相关结论同步。
3. 记录人：
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对于会议结论不清楚的，一定要及时在会上确认，以免会后无人认领任务或不认可会议结论。最有效的方式是，会议结束前5分钟将会议结论投屏请所有人确认，没有异议可马上发出会议纪要。
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遗留问题责任人一定是会上与会人，且唯一人。
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遗留问题到期进行进展跟踪与反馈。
三、明确会议运作规则
会议运作规则，可能很多公司都有，比如下图这种，很多公司会议室都有张贴，但是有做到么？或者有其中几点能做到呢？
如下的会议运作规则，其实没这么多正确的废话，但是在实际工作中却简单有效。
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四、严格按照会议运作规则执行
严格按照会议运作规则执行，最好的方法就是如实记录，并定期晾晒。如图：
这一点，是看起来最简单，说起来容易，做起来其实非常难。
需要会议的召集人有提升会议效率的决心，需要所有与会人共同来遵照执行。
说了这么多，一直在说会议管理，为什么做好会议管理是提升组织效率的利器？
给大家看一个业届通用的会议成本计算公式：
会议成本=每小时人均工资*3*2*开会人员*开会时间+直接成本
会议时间缩短、会议人员减少不但可以降低管理成本，更可以让我们的管理者有时间和精力投入到更多重要的工作中，因此，要想提升管理效率，先从做好会议管理开始吧。
做好会议管理还有很多细节需要注意，如：如何设置好议题、如何进行议题材料审核、如何做好开会现场管控……后续将陆续为大家推出更好的方法与案例，敬请期待。
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本文作者：Nancy老师，华友汇资深顾问，18年人力资源管理经验，10年+华为人力资源&运营管理经验；曾任某两百亿市值上市公司HRGM，曾任某科创板上市公司HRVP。
主讲课程:《如何做好组织氛围建设》《华为HRBP管理实践》《管理者转身》《目标管理与执行力》《绩效管理赋能》《千部基本技能提升》